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英语备忘录分为：To(给谁)、From（谁写）、Date（时间）、Subject（主题）。
内容是备忘录的主要部分，写作应力求简明、确切。首先直入主题，列出最重要的信息，然后具体说明事由、情况，提出意见和建议等，最后可以根据具体情况重申主题或表示感谢。且备忘录得末尾不需要署名。
备忘录是一种正式的专业文件。它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要，但它同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向读者，表达清楚且准确。
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